Vận Hành Quán Cà Phê – Tránh 4 Sai Lầm Để Thịnh Vượng Bền Vững

Trong thế giới kinh doanh cà phê đầy cạnh tranh, việc nhận biết và tránh 4 sai lầm thường gặp khi vận hành quán cà phê nên tránh là yếu tố then chốt để đạt được thành công. Bài viết này sẽ đi sâu vào phân tích những sai lầm phổ biến nhất, đồng thời cung cấp những giải pháp thiết thực để giúp bạn xây dựng và vận hành một quán cà phê phát triển bền vững.

Lỗi vận hành quán cà phê thường gặp: Nguyên nhân và hậu quả

Việc vận hành một quán cà phê không chỉ đơn thuần là pha chế và phục vụ thức uống, mà còn là cả một quá trình đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn trọng. Rất nhiều chủ quán, đặc biệt là những người mới bắt đầu, thường vấp phải những sai lầm không đáng có, gây ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và lợi nhuận. Những sai lầm này, dù nhỏ nhặt, nếu không được nhận biết và khắc phục kịp thời, có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng hơn, thậm chí khiến quán phải đóng cửa. Chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu sâu hơn về những lỗi phổ biến này để từ đó có thể đưa ra những phương án phòng tránh hiệu quả.

Thiếu nghiên cứu thị trường và khách hàng mục tiêu

Đây có lẽ là sai lầm phổ biến nhất và cũng là sai lầm gây hậu quả nặng nề nhất. Nhiều chủ quán mở cửa hàng chỉ dựa trên cảm hứng cá nhân, hay đánh giá chủ quan về thị trường mà thiếu đi sự nghiên cứu kỹ lưỡng. Họ bỏ qua việc phân tích đối thủ cạnh tranh, nhu cầu của khách hàng địa phương, xu hướng tiêu dùng hiện tại và tương lai. Kết quả là quán cà phê có thể không đáp ứng được nhu cầu của thị trường, dẫn đến doanh thu thấp và khó khăn trong việc cạnh tranh. Hãy nhớ rằng, kinh doanh không phải là một cuộc chơi may rủi, mà là một quá trình có tính toán và chiến lược.

Một trường hợp đáng tiếc mà tôi từng chứng kiến, một chủ quán trẻ đã mở quán cà phê theo phong cách “industrial” tại một khu dân cư chủ yếu là gia đình trung niên. Cậu ấy chỉ đơn giản thích phong cách đó mà không hề tìm hiểu rằng, khách hàng tiềm năng ở khu vực này thích sự ấm cúng, gần gũi hơn. Kết quả là quán cà phê của cậu ấy rất ít khách, và chỉ sau vài tháng đã phải đóng cửa. Đây là một bài học đắt giá rằng, việc nghiên cứu thị trường và xác định khách hàng mục tiêu là bước đi đầu tiên và quan trọng nhất trước khi bắt đầu bất kỳ hoạt động kinh doanh nào.

Việc nghiên cứu thị trường không chỉ đơn thuần là dạo quanh các quán cà phê khác để xem họ trang trí như thế nào hay phục vụ món gì. Nó đòi hỏi bạn phải thu thập thông tin một cách có hệ thống, phân tích dữ liệu một cách kỹ lưỡng và đưa ra những quyết định dựa trên sự hiểu biết sâu sắc về thị trường. Bạn cần phải tìm hiểu đối thủ của mình mạnh ở điểm nào, yếu ở điểm nào, họ đang hướng đến phân khúc khách hàng nào. Bạn cũng cần phải khảo sát khách hàng tiềm năng của mình, họ thích gì, họ muốn gì ở một quán cà phê. Chính những thông tin này sẽ giúp bạn định hình được phong cách quán, menu, giá cả, cũng như các hoạt động marketing phù hợp.

Thiếu sự chuẩn bị kỹ càng về tài chính

Bên cạnh việc thiếu nghiên cứu thị trường, nhiều chủ quán còn mắc sai lầm trong việc không có sự chuẩn bị kỹ càng về tài chính. Họ chỉ tập trung vào việc thuê mặt bằng, mua sắm trang thiết bị mà không lên kế hoạch chi tiết về dòng tiền, chi phí hoạt động, và dự phòng cho những rủi ro có thể xảy ra. Điều này dẫn đến tình trạng thiếu vốn, không đủ tiền để duy trì hoạt động, hoặc không có khả năng mở rộng kinh doanh. Một quán cà phê có thể rất đẹp, menu có thể rất hấp dẫn, nhưng nếu không có đủ tài chính để duy trì hoạt động, thì cũng khó lòng mà thành công.

Tôi có một người bạn, rất đam mê cà phê và đã quyết định mở một quán cà phê nhỏ. Cậu ấy có một ý tưởng rất hay và những công thức pha chế độc đáo, nhưng lại thiếu sự chuẩn bị kỹ về tài chính. Cậu ấy đã dùng gần hết số tiền tiết kiệm để thuê mặt bằng và mua sắm trang thiết bị. Đến khi quán bắt đầu hoạt động, cậu ấy mới nhận ra rằng mình đã không dự trù đủ chi phí cho việc mua nguyên vật liệu, trả lương nhân viên, và các chi phí phát sinh khác. Chỉ sau vài tháng, quán của cậu ấy đã lâm vào tình trạng khó khăn và cuối cùng đã phải đóng cửa.

Bài học rút ra ở đây là, một kế hoạch tài chính chi tiết và cẩn trọng là vô cùng quan trọng trước khi bắt đầu bất kỳ hoạt động kinh doanh nào. Bạn cần phải dự trù các loại chi phí, từ chi phí cố định như thuê mặt bằng, lương nhân viên đến chi phí biến đổi như nguyên vật liệu, điện nước. Bạn cũng cần phải dự trù một khoản tiền cho những tình huống phát sinh hoặc rủi ro có thể xảy ra. Việc quản lý dòng tiền một cách hiệu quả sẽ giúp bạn duy trì hoạt động kinh doanh một cách ổn định và có kế hoạch để mở rộng trong tương lai.

Không chú trọng đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ

Một sai lầm nữa mà nhiều chủ quán mắc phải là không chú trọng đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Họ quá tập trung vào việc trang trí quán cho đẹp, hoặc chạy theo những xu hướng nhất thời mà quên mất rằng, điều quan trọng nhất để giữ chân khách hàng là chất lượng cà phê và các loại thức uống khác. Khách hàng ngày nay không chỉ đến quán cà phê để uống, mà họ còn muốn trải nghiệm, muốn được thư giãn và tận hưởng những phút giây thoải mái. Nếu chất lượng sản phẩm và dịch vụ không đáp ứng được sự kỳ vọng của họ, họ sẽ không bao giờ quay lại lần thứ hai.

Một thực tế dễ thấy, nhiều quán cà phê mới mở thường có những khách hàng tò mò ghé đến lần đầu, nhưng không phải ai cũng trở thành khách hàng thân thiết. Lý do là vì chất lượng sản phẩm và dịch vụ của họ quá thất thường. Có thể hôm nay cà phê pha rất ngon, nhưng hôm sau lại không được như vậy, hoặc nhân viên phục vụ thì lúc dễ thương, lúc lại khó chịu. Sự thiếu đồng nhất này khiến khách hàng cảm thấy không tin tưởng và không muốn quay lại. Họ có thể sẽ tìm đến một quán cà phê khác mà ở đó, họ luôn nhận được một trải nghiệm tốt.

Để khắc phục sai lầm này, bạn cần phải xây dựng một quy trình làm việc chuẩn, từ khâu chọn nguyên liệu, pha chế đến phục vụ khách hàng. Bạn cũng cần phải đào tạo nhân viên một cách chuyên nghiệp, từ kỹ năng pha chế đến kỹ năng giao tiếp. Và quan trọng nhất, bạn cần phải có một hệ thống kiểm soát chất lượng chặt chẽ, để đảm bảo rằng mỗi ly cà phê được phục vụ đến tay khách hàng đều đạt chất lượng tốt nhất. Khách hàng luôn có xu hướng trung thành với những thương hiệu mang đến cho họ sự ổn định và chất lượng.

Sai lầm trong quản lý chi phí: Giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa lợi nhuận

Quản lý chi phí là một trong những yếu tố then chốt quyết định sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào, và quán cà phê cũng không ngoại lệ. Việc không kiểm soát được chi phí có thể dẫn đến tình trạng thâm hụt ngân sách, “ăn mòn” lợi nhuận, và thậm chí khiến quán phải đối mặt với nguy cơ đóng cửa. Nhiều chủ quán cà phê, đặc biệt là những người mới bắt đầu kinh doanh, thường mắc sai lầm trong việc quản lý chi phí, điều này xuất phát từ việc thiếu kiến thức, thiếu kinh nghiệm, hoặc thiếu cả sự quan tâm đúng mức. Chúng ta cần phải nhìn nhận rõ những sai lầm này để từ đó đưa ra những biện pháp khắc phục hiệu quả.

Không lập kế hoạch chi phí cụ thể

Một trong những sai lầm nghiêm trọng nhất mà các chủ quán cà phê thường mắc phải chính là việc không lập kế hoạch chi phí cụ thể. Việc thiếu kế hoạch chi phí dẫn đến việc chi tiêu thiếu kiểm soát, rất dễ vượt quá ngân sách và tạo ra gánh nặng tài chính lớn. Điều này giống như việc đi trên đường mà không có bản đồ, rất dễ lạc đường và khó có thể đến đích. Kế hoạch chi phí không chỉ giúp bạn biết được bạn sẽ chi bao nhiêu tiền mà còn giúp bạn theo dõi và kiểm soát các khoản chi, giúp bạn có thể đưa ra những điều chỉnh kịp thời khi cần thiết.

Một ví dụ điển hình là có một số chủ đầu tư khi mở quán chỉ quan tâm đến việc mua đồ đạc, trang trí quán thật đẹp mà quên mất các chi phí nhỏ nhặt khác như tiền điện, tiền nước, chi phí mua các dụng cụ nhỏ như ly, tách, muỗng,… Họ cứ nghĩ rằng mình đã chi một khoản tiền lớn rồi thì những chi phí nhỏ kia không đáng gì. Tuy nhiên, nếu không có kế hoạch chi tiêu cụ thể, những chi phí nhỏ này cộng lại sẽ tạo thành một khoản chi lớn mà bạn không ngờ tới. Hậu quả là ngân sách bị vượt, lợi nhuận giảm, và quán có thể gặp khó khăn về tài chính.

Để giải quyết vấn đề này, hãy lập một kế hoạch chi phí chi tiết ngay từ ban đầu. Chia chi phí thành các mục cụ thể như chi phí thuê mặt bằng, chi phí nguyên vật liệu, chi phí lương nhân viên, chi phí marketing, và chi phí phát sinh. Với từng khoản chi phí, bạn cần phải xác định rõ số tiền bạn sẽ chi, thời điểm chi, và cách bạn sẽ kiểm soát chi phí đó. Ngoài ra, hãy thường xuyên theo dõi chi phí thực tế so với kế hoạch đã đặt ra để kịp thời có những điều chỉnh cần thiết. Một kế hoạch chi phí cụ thể và được theo dõi sát sao sẽ giúp bạn quản lý tài chính một cách hiệu quả, và đưa quán đi đúng hướng, tránh được những thất bại đáng tiếc.

Không kiểm soát nguyên vật liệu chặt chẽ

Nguyên vật liệu là một trong những khoản chi phí lớn nhất trong hoạt động của một quán cà phê. Do đó, việc không kiểm soát chặt chẽ nguyên vật liệu có thể gây ra những lãng phí không đáng có, ảnh hưởng đến lợi nhuận của quán. Thường thì các chủ quán chỉ kiểm kê số lượng nguyên vật liệu khi nhập hàng mà không theo dõi quá trình sử dụng chúng, dẫn đến tình trạng thất thoát hàng hóa do lỗi của nhân viên hoặc do những yếu tố khác.

Một câu chuyện mà tôi hay nghe được là nhiều quán cà phê có nhân viên không cẩn thận trong quá trình pha chế, làm đổ cà phê, sữa, hay các loại đồ uống khác. Những lãng phí này có thể không nhiều ở một thời điểm nhất định, nhưng nếu diễn ra thường xuyên, nó sẽ trở thành một khoản chi phí không nhỏ. Bên cạnh đó, việc không kiểm soát nguyên vật liệu chặt chẽ cũng dễ làm cho các nhân viên có cơ hội gian lận, lấy trộm hàng hóa, gây thiệt hại cho quán.

Để khắc phục vấn đề này, bạn cần phải xây dựng một hệ thống quản lý kho hàng chặt chẽ. Thường xuyên kiểm kê hàng hóa, đối chiếu số lượng thực tế với số lượng trên sổ sách. Bên cạnh đó, bạn cần phải đào tạo nhân viên về việc sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu sao cho đúng cách, giảm thiểu tối đa những lãng phí có thể xảy ra. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để theo dõi nhập xuất và số lượng hàng tồn kho, giúp quản lý kho hàng một cách dễ dàng và khoa học hơn. Việc này không chỉ giúp bạn giảm thiểu chi phí mà còn bảo vệ được tài sản của mình.

Quản lý nhân sự thiếu hiệu quả

Chi phí nhân sự thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí hoạt động của một quán cà phê. Do đó, việc quản lý nhân sự thiếu hiệu quả không chỉ làm tăng chi phí mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ và trải nghiệm của khách hàng. Nhiều chủ quán cà phê coi việc quản lý nhân sự là một việc “đơn giản”, chỉ cần trả lương đúng hạn là xong mà không quan tâm đúng mức đến những vấn đề như tuyển dụng, đào tạo và giữ chân nhân viên.

Một quán cà phê mà tôi từng đến, nhân viên thường xuyên tỏ ra chán nản, lười biếng, không nhiệt tình với khách hàng. Khi hỏi ra thì mới biết, chủ quán không hề quan tâm đến tình hình làm việc của nhân viên, không có chính sách khen thưởng hay động viên nào. Kết quả là, nhân viên làm việc không có động lực, chất lượng dịch vụ giảm sút, và khách hàng dần dần đã không muốn quay lại quán nữa. Điều này chứng tỏ việc quản lý nhân sự hiệu quả quan trọng không kém gì việc quản lý các khoản chi phí khác.

Để quản lý nhân sự hiệu quả, bạn cần phải có một quy trình tuyển dụng rõ ràng, chọn được những người phù hợp với văn hóa của quán và đáp ứng được yêu cầu công việc. Sau khi tuyển dụng, bạn phải có kế hoạch đào tạo bài bản để nhân viên có đầy đủ kỹ năng cần thiết để làm việc. Bạn cũng cần phải xây dựng một môi trường làm việc thoải mái, thân thiện, nơi mà mọi người cảm thấy được tôn trọng và có cơ hội phát triển bản thân. Ngoài ra, hãy có những chính sách khen thưởng xứng đáng, để động viên và tạo động lực cho nhân viên làm việc tốt hơn.

Thực đơn thiếu hấp dẫn: Bí quyết xây dựng menu đa dạng và thu hút khách hàng

Thực đơn là một trong những yếu tố quan trọng nhất để một quán cà phê thu hút và giữ chân khách hàng. Một thực đơn nhàm chán, thiếu sáng tạo không chỉ không kích thích được sự tò mò của khách hàng mà còn có thể tạo ra cảm giác thất vọng, khiến họ không còn muốn ghé thăm quán nữa. Ngược lại, một thực đơn đa dạng, hấp dẫn, với những món đồ uống độc đáo, mới lạ sẽ tạo ra sự thích thú, thu hút khách hàng và tạo dựng một nét riêng của quán. Rất nhiều quán cà phê đã không thành công chỉ vì không quan tâm đúng mức đến việc xây dựng một thực đơn hấp dẫn.

Thực đơn quá đơn điệu, lặp lại

Đây có lẽ là sai lầm phổ biến nhất mà nhiều quán cà phê thường mắc phải. Họ chỉ tập trung vào những món đồ uống quen thuộc như cà phê đen, cà phê sữa, trà chanh mà không có sự đổi mới, sáng tạo. Điều này khiến khách hàng cảm thấy nhàm chán, không có gì mới mẻ để trải nghiệm. Đặc biệt là khi thị trường cà phê đang ngày càng trở nên cạnh tranh, với hàng loạt các quán mới mở ra mỗi ngày, việc không có sự khác biệt trong thực đơn sẽ khiến quán của bạn không thể nổi bật giữa hàng trăm đối thủ.

Một quán cà phê tôi biết đã duy trì menu từ khi mới mở cách đây 3 năm mà không hề có sự thay đổi nào. Thỉnh thoảng, tôi vẫn ghé quán này vì vị trí thuận tiện, nhưng thú thật là tôi bắt đầu cảm thấy chán vì cứ lặp đi lặp lại những món đồ uống quen thuộc. Tôi biết rằng nếu cứ tiếp tục như vậy, quán này sẽ mất dần khách hàng. Khách hàng không chỉ tìm đến quán để uống cà phê mà còn muốn tìm đến những trải nghiệm mới lạ, những hương vị đặc biệt, và những đồ uống chỉ có ở quán của bạn.

Để khắc phục sai lầm này, hãy thường xuyên cập nhật và đổi mới thực đơn của bạn. Nghiên cứu thị trường, tìm hiểu những xu hướng mới nhất trong ngành cà phê, và đưa ra những món đồ uống sáng tạo, độc đáo. Bạn cũng có thể kết hợp những nguyên liệu mới lạ, những hương vị đặc biệt để tạo ra những món đồ uống đặc trưng riêng của quán. Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo ý kiến của khách hàng, lắng nghe những phản hồi để có những điều chỉnh phù hợp. Cuối cùng, hãy trang trí thực đơn của bạn thật bắt mắt, với những hình ảnh đẹp và mô tả hấp dẫn, để tăng thêm sự thu hút với khách hàng.

Không có đồ uống đặc trưng của quán

Một trong những yếu tố giúp một quán cà phê trở nên nổi tiếng và khác biệt so với những quán khác chính là việc có những món đồ uống đặc trưng. Nếu thực đơn của bạn chỉ toàn là những món cà phê và đồ uống thông thường, không có gì đặc biệt, thì khách hàng sẽ không có lý do gì để chọn quán của bạn thay vì những quán khác. Việc sở hữu một hoặc một vài món đồ uống đặc trưng không chỉ tạo ra sự khác biệt mà còn giúp khách hàng nhớ đến quán bạn mỗi khi muốn thưởng thức món đồ uống đó.

Tôi có một người bạn, rất thích món cà phê dừa ở một quán cà phê nhỏ gần nhà. Cứ mỗi khi thèm cà phê dừa, cô ấy lại đến quán đó, dù có thể có nhiều quán cà phê khác gần nhà hơn. Điều này cho thấy rằng, một khi đã tìm được món đồ uống đặc trưng, khách hàng sẽ trở nên trung thành với quán của bạn. Việc có một món đồ uống đặc trưng không chỉ tăng doanh thu mà còn giúp bạn xây dựng được thương hiệu, tạo ra một dấu ấn riêng trong lòng khách hàng.

Để có được món đồ uống đặc trưng, bạn cần phải đầu tư thời gian và công sức để nghiên cứu và phát triển công thức riêng cho mình. Có thể bắt nguồn từ một công thức quen thuộc, sau đó bạn điều chỉnh theo phong cách riêng của quán, hoặc bạn có thể tự tạo ra một công thức hoàn toàn mới. Hoặc bạn có thể kết hợp những nguyên liệu đặc biệt, hoặc dùng những cách pha chế độc đáo. Bạn cũng cần phải thử nghiệm nhiều lần để đảm bảo rằng món đồ uống này thật sự ngon và phù hợp với khẩu vị của khách hàng. Khi đã có món đồ uống đặc trưng, bạn cần phải quảng bá và giới thiệu nó đến với đông đảo khách hàng để nhiều người biết đến quán của bạn hơn.

Không quan tâm đến khẩu vị của khách hàng

Sai lầm cuối cùng trong việc xây dựng thực đơn mà nhiều quán mắc phải là không quan tâm đến khẩu vị của khách hàng. Họ chỉ làm theo ý thích của mình mà quên đi rằng, khách hàng mới là người quyết định sự thành công của quán. Việc không quan tâm đến khẩu vị của khách hàng sẽ khiến cho thực đơn của bạn không được đón nhận, và khách hàng sẽ không còn muốn quay lại quán nữa.

Một vài quán cà phê tôi quan sát thấy, các món đồ uống thường quá ngọt hoặc quá đắng, không phù hợp với khẩu vị của đa số người dân. Đôi khi họ còn sử dụng những loại nguyên liệu kém chất lượng, khiến cho đồ uống có vị lạ, không ngon. Kết quả là, khách hàng không hài lòng và dần dần sẽ tìm đến những quán khác có đồ uống ngon hơn, hợp khẩu vị hơn. Việc quan tâm đến khẩu vị của khách hàng không chỉ giúp bạn xây dựng được một thực đơn được yêu thích mà còn thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với khách hàng.

Để khắc phục sai lầm này, hãy thường xuyên lắng nghe phản hồi của khách hàng về đồ uống của bạn. Tổ chức những buổi khảo sát nhỏ, cho khách hàng dùng thử những món đồ uống mới. Bạn có thể nhờ khách hàng đánh giá về hương vị, độ ngọt, độ chua, và các yếu tố khác. Dựa trên những phản hồi này, bạn có thể điều chỉnh và hoàn thiện thực đơn của mình sao cho phù hợp nhất với khẩu vị của khách hàng. Ngoài ra, bạn cũng cần phải sử dụng những nguyên liệu chất lượng, tươi ngon và đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm để mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất.

Dịch vụ khách hàng chưa chuyên nghiệp: Nâng cao chất lượng phục vụ và xây dựng lòng trung thành

Dịch vụ khách hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh và uy tín của một quán cà phê. Một thái độ phục vụ chuyên nghiệp, tận tình không chỉ tạo được ấn tượng tốt, mà còn giúp mang lại sự hài lòng cho khách hàng. Ngược lại, một dịch vụ thờ ơ có thể khiến khách mất thiện cảm và quyết định không quay lại quán. Nhiều chủ quán cà phê thường chỉ chú trọng đến chất lượng sản phẩm mà lơ là yếu tố dịch vụ, đây là một sai lầm cần được khắc phục ngay lập tức.

Nhân viên thiếu chuyên nghiệp, không nhiệt tình

Một trong những sai lầm phổ biến nhất là việc nhân viên thiếu sự chuyên nghiệp và nhiệt tình trong phục vụ. Nhiều quán cà phê thuê nhân viên chỉ vì giá rẻ mà không chú trọng đào tạo kỹ năng phục vụ. Điều này dẫn đến việc nhân viên tỏ ra chậm chạp, không chú ý đến khách hàng, hoặc thậm chí tỏ ra khó chịu, cáu gắt. Một thái độ phục vụ như vậy chắc chắn sẽ khiến khách hàng không hài lòng và khó có thể quay lại lần sau.

Tôi từng đến một quán cà phê, nhân viên phục vụ không hề nở nụ cười, thái độ thờ ơ, không quan tâm đến khách hàng. Khi gọi đồ uống thì phục vụ chậm, mang đồ ra thì quên ống hút, và khi khách hàng hỏi thì luôn trả lời một cách thiếu thiện chí. Thực sự, tôi cảm thấy rất khó chịu và thất vọng với thái độ phục vụ ở quán này. Và chắc chắn rằng tôi sẽ không bao giờ quay lại quán đó. Rõ ràng, sự chuyên nghiệp và nhiệt tình của nhân viên là hết sức quan trọng để tạo ra một trải nghiệm tốt cho khách hàng.

Để khắc phục sai lầm này, việc đầu tiên bạn cần làm là tuyển dụng nhân viên có thái độ tốt, thích giao tiếp và cởi mở với mọi người. Sau đó, bạn cần đầu tư vào đào tạo nhân viên về các kỹ năng cần thiết, từ cách pha chế sao cho đúng chuẩn, cách phục vụ sao cho nhanh và chu đáo, cách giao tiếp với khách hàng sao cho lịch sự và chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, cần xây dựng một văn hóa phục vụ tốt đẹp, luôn khuyến khích nhân viên hành xử một cách cởi mở và thân thiện. Ngoài ra, hãy thường xuyên khen thưởng và ghi nhận những nhân viên làm việc tốt, để tạo động lực cho họ.

Không lắng nghe và xử lý phản hồi của khách hàng

Một sai lầm khác mà nhiều chủ quán mắc phải là không lắng nghe và xử lý phản hồi của khách hàng một cách hiệu quả. Khi khách hàng không hài lòng và đưa ra những nhận xét tiêu cực, nhiều chủ quán thường có xu hướng bỏ qua hoặc thậm chí phản ứng một cách gay gắt. Điều này khiến cho khách hàng cảm thấy bị tổn thương, và họ sẽ không muốn góp ý cho quán của bạn nữa.

Tôi từng thấy một số chủ quán cà phê, khi khách hàng phàn nàn về đồ uống hoặc dịch vụ, họ thường tìm cách bao biện hoặc đổ lỗi cho khách hàng. Họ không nhận ra rằng, những phản hồi tiêu cực chính là cơ hội để họ cải thiện và nâng cao chất lượng dịch vụ. Việc bỏ qua những góp ý của khách hàng sẽ khiến quán ngày càng trở nên tồi tệ, và khách hàng sẽ dần rời bỏ quán của bạn.

Để khắc phục sai lầm này, bạn cần phải thay đổi tư duy và thái độ của mình. Hãy xem những phản hồi tiêu cực của khách hàng là những món quà, là cơ hội để bạn học hỏi và hoàn thiện bản thân. Hãy lắng nghe khách hàng một cách chân thành, tiếp thu ý kiến của họ một cách cẩn thận, và có những hành động khắc phục phù hợp. Bên cạnh đó, bạn đừng ngại cảm ơn khách hàng vì đã dành thời gian cho bạn những phản hồi. Ngoài ra, hãy khuyến khích khách hàng đưa ra phản hồi thông qua nhiều kênh khác nhau, như phiếu góp ý, mạng xã hội hoặc trực tiếp.

Không có quy trình phục vụ chuẩn

Việc không có quy trình phục vụ chuẩn là một sai lầm thường thấy ở nhiều quán cà phê, đặc biệt là các quán mới mở. Điều này dẫn đến tình trạng khi thì nhân viên phục vụ rất tốt, khi thì lại rất tệ, không có sự đồng đều về chất lượng dịch vụ. Nhân viên làm việc theo cảm hứng, không tuân theo một quy tắc nào, dẫn đến sự lộn xộn và thiếu chuyên nghiệp.

Tôi từng chứng kiến ở một quán cà phê, khi thì nhân viên phục vụ rất nhanh, khi thì lại chậm như rùa bò. Có khi nhân viên còn quên đồ uống của khách, hoặc mang nhầm đồ uống cho khách. Tất cả chỉ vì quán đó không có một quy trình phục vụ chuẩn. Điều này khiến cho khách hàng cảm thấy rất bất tiện, và không hài lòng với cách phục vụ ở quán. Việc không có quy trình chuẩn cũng gây khó khăn cho nhân viên khi làm việc, vì họ không biết mình phải làm những gì, và làm như thế nào cho đúng.

Để giải quyết vấn đề này, bạn cần phải xây dựng một quy trình phục vụ chuẩn cho quán của mình. Quy trình này cần phải được cụ thể hoá từng bước một, từ việc đón khách, nhận order, pha chế, phục vụ đồ uống, đến khi thanh toán và tiễn khách. Bạn cần phải đào tạo nhân viên tuân thủ theo quy trình này một cách nghiêm ngặt. Ngoài ra, hãy thường xuyên kiểm tra và giám sát quá trình làm việc của nhân viên để đảm bảo rằng họ đang thực hiện đúng theo quy trình. Bằng một quy trình chuẩn, quán của bạn có thể đảm bảo chất lượng dịch vụ luôn được duy trì ở mức ổn định và đồng đều.

Marketing chưa hiệu quả: Thu hút khách hàng mới và giữ chân khách hàng cũ

Marketing và truyền thông là những yếu tố không thể thiếu đối với một quán cà phê trong thời đại cạnh tranh hiện nay. Một chiến lược marketing hiệu quả sẽ giúp quán cà phê của bạn tiếp cận được đúng đối tượng khách hàng mục tiêu, xây dựng thương hiệu, tăng doanh số và duy trì sự phát triển bền vững. Ngược lại, một chiến lược marketing kém hiệu quả sẽ khiến cho quán cà phê của bạn trở nên mờ nhạt, không cạnh tranh được với đối thủ và gặp khó khăn trong việc thu hút khách hàng. Rất nhiều quán cà phê đã thất bại chỉ vì thiếu một chiến lược marketing bài bản.

Không có chiến lược marketing rõ ràng

Sai lầm đầu tiên mà nhiều chủ quán cà phê gặp phải là không có một chiến lược marketing rõ ràng. Họ thường chỉ làm theo cảm tính, hoặc bắt chước theo đối thủ mà không có sự nghiên cứu và phân tích kỹ lưỡng. Hậu quả là, các hoạt động marketing không hiệu quả, không mang lại kết quả như mong muốn, và lãng phí tiền bạc.

Tôi từng thấy nhiều quán cà phê chỉ chú trọng vào việc chạy quảng cáo trên mạng xã hội, mà không hề xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu, hay thông điệp mà họ muốn truyền tải. Thậm chí, có nhiều quán chỉ copy các bài quảng cáo của đối thủ mà không có sự sáng tạo, dẫn đến việc không tạo được ấn tượng với khách hàng. Rõ ràng, thiếu một chiến lược marketing rõ ràng là một sai lầm nghiêm trọng, và nó sẽ làm giảm đi hiệu quả của các hoạt động quảng bá.

Để khắc phục sai lầm này, bạn cần phải xây dựng một chiến lược marketing bài bản trước khi bắt đầu bất kỳ hoạt động quảng bá nào. Đầu tiên, bạn phải xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu của mình là ai, họ có những đặc điểm gì, và họ thường sử dụng những kênh truyền thông nào. Tiếp theo, bạn phải xác định được mục tiêu của chiến dịch marketing là gì, ví dụ như tăng doanh số, thu hút khách hàng mới, hay xây dựng thương hiệu. Sau đó, bạn hãy lựa chọn những kênh truyền thông phù hợp, và thiết kế những thông điệp quảng cáo hấp dẫn và sáng tạo để thu hút sự chú ý của khách hàng.

Không tận dụng các kênh truyền thông đa dạng

Một sai lầm khác mà nhiều quán cà phê mắc phải là chỉ tập trung vào một hoặc hai kênh truyền thông nhất định mà không tận dụng hết tiềm năng của các kênh truyền thông khác. Ví dụ, nhiều quán chỉ chú trọng đến việc quảng cáo trên Facebook, mà bỏ qua các kênh như Instagram, Google, hay thậm chí là các kênh truyền thống như báo chí địa phương. Điều này làm cho chiến dịch marketing của bạn không thể tiếp cận được hết đối tượng khách hàng mục tiêu và bỏ lỡ những cơ hội quảng bá tiềm năng.

Có nhiều quán cà phê, tôi chỉ tìm thấy họ trên Facebook, mà không thể tìm thấy họ trên Google Maps, điều này gây khó khăn cho tôi khi muốn tìm đến quán. Hoặc có những quán có hình ảnh trên Instagram rất đẹp, nhưng trên Facebook thì lại rất sơ sài, điều này khiến tôi cảm thấy không chuyên nghiệp. Việc không tận dụng hết tất cả các kênh truyền thông sẽ khiến cho bạn bỏ lỡ một lượng lớn khách hàng tiềm năng.

Để khắc phục sai lầm này, bạn cần phải tận dụng tất cả các kênh truyền thông mà bạn có thể sử dụng được. Hãy đa dạng hóa các kênh truyền thông của mình, từ mạng xã hội (Facebook, Instagram, Tiktok…), website, blog, email marketing, cho đến các kênh truyền thông truyền thống (báo chí, truyền hình, radio…). Đối với mỗi kênh truyền thông, bạn cần phải có một kế hoạch nội dung phù hợp, và điều chỉnh thông điệp quảng cáo sao cho phù hợp với từng nền tảng. Ngoài ra, hãy theo dõi và phân tích hiệu quả của từng kênh truyền thông để có những điều chỉnh kịp thời và hợp lý.

Nội dung truyền thông không hấp dẫn, không thu hút

Một sai lầm nữa mà nhiều quán cà phê thường mắc phải là tạo ra những nội dung truyền thông không hấp dẫn, không thu hút được sự chú ý của khách hàng. Họ thường chỉ tập trung vào việc đăng tải những thông tin về quán, về sản phẩm mà không tạo ra được những nội dung có giá trị, có tính tương tác cao. Điều này khiến cho khách hàng cảm thấy nhàm chán, không có hứng thú với những nội dung mà bạn đăng tải.

Tôi từng thấy nhiều bài đăng trên Facebook của một số quán cà phê, chỉ toàn những hình ảnh sản phẩm đơn điệu, hoặc những thông tin khô khan về các chương trình khuyến mãi. Những bài đăng này không có sự sáng tạo, không có sự tương tác, và không tạo ra được sự thu hút cho người xem. Điều này cho thấy rằng, nội dung truyền thông là vô cùng quan trọng, nó cần phải được đầu tư và chăm chút một cách cẩn thận.

Để tạo ra những nội dung truyền thông hấp dẫn, bạn cần phải tìm hiểu khách hàng mục tiêu của mình thích những gì, quan tâm đến những gì. Hãy tạo ra những nội dung có giá trị, có tính giải trí cao, ví dụ như những video ngắn, những câu chuyện thú vị về quán, về cà phê, hoặc những bài viết chia sẻ kiến thức về cà phê. Bên cạnh đó, hãy khuyến khích khách hàng tương tác với những bài đăng của bạn, bằng cách đặt câu hỏi, tạo ra những cuộc thi hoặc tổ chức những mini game. Một nội dung truyền thông hấp dẫn, sáng tạo không chỉ thu hút được khách hàng mà còn xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng của bạn.

Quản lý nhân sự thiếu hiệu quả: Tuyển dụng, đào tạo và giữ chân nhân viên giỏi

Quản lý nhân sự là một yếu tố then chốt quyết định sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào, và quán cà phê cũng không ngoại lệ. Một đội ngũ nhân viên giỏi, nhiệt tình không chỉ mang lại chất lượng dịch vụ tốt mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực, góp phần xây dựng thương hiệu và sự phát triển bền vững của quán. Ngược lại, một đội ngũ nhân viên yếu kém, thiếu trách nhiệm sẽ khiến cho quán của bạn gặp rất nhiều khó khăn, thậm chí có thể phải đối mặt với nguy cơ đóng cửa. Nhiều chủ quán cà phê thường chú trọng đến các yếu tố khác mà lơ là yếu tố nhân sự, đây là một sai lầm cần được khắc phục.

Tuyển dụng không đúng người

Sai lầm đầu tiên và cũng là sai lầm quan trọng nhất trong quản lý nhân sự là tuyển dụng không đúng người. Nhiều chủ quán chỉ tập trung vào việc tiết kiệm chi phí nhân sự mà không chú trọng đến việc lựa chọn những ứng viên phù hợp với văn hóa của quán và đáp ứng được yêu cầu công việc. Hậu quả là, họ thuê phải những nhân viên không có kinh nghiệm, thiếu trách nhiệm, hoặc không hòa đồng với đồng nghiệp.

Tôi từng thấy có những quán cà phê tuyển nhân viên chỉ dựa trên ngoại hình mà không quan tâm đến kỹ năng và thái độ làm việc. Kết quả là, những nhân viên này không thể đáp ứng được yêu cầu công việc, gây ra sự thất vọng cho khách hàng, hoặc tạo ra những mâu thuẫn trong nội bộ nhân viên. Việc tuyển dụng không đúng người không chỉ làm giảm hiệu quả công việc mà còn gây lãng phí thời gian và chi phí đào tạo.

Để tuyển dụng đúng người, bạn cần phải xây dựng một quy trình tuyển dụng bài bản. Đầu tiên, hãy xác định rõ yêu cầu của công việc mà bạn đang tìm kiếm ứng viên. Tiếp theo, hãy tổ chức phỏng vấn kỹ lưỡng để đánh giá năng lực, kinh nghiệm, và thái độ của từng ứng viên. Hãy ưu tiên những ứng viên có kinh nghiệm trong ngành dịch vụ, có tinh thần trách nhiệm cao, và có khả năng làm việc nhóm. Bên cạnh đó, hãy tạo cơ hội cho ứng viên thể hiện bản thân, để xem họ thực sự có phù hợp với văn hóa của quán hay không, tránh những quyết định vội vàng.

Đào tạo nhân viên không bài bản

Sau khi tuyển dụng được nhân viên, nhiều chủ quán lại mắc sai lầm là không đào tạo nhân viên một cách bài bản. Họ chỉ giao việc cho nhân viên mà không hướng dẫn cụ thể, không trang bị cho nhân viên những kiến thức và kỹ năng cần thiết. Điều này dẫn đến việc nhân viên làm việc một cách lúng túng, thiếu chuyên nghiệp, và dễ mắc phải những sai sót trong quá trình phục vụ.

Tôi từng đến một quán cà phê mà nhân viên pha chế không biết cách pha chế một số loại đồ uống phức tạp, hoặc nhân viên phục vụ không biết cách xử lý những tình huống khó khăn khi khách hàng không hài lòng. Tất cả đều do quán không có kế hoạch đào tạo nhân viên một cách bài bản. Điều này không chỉ gây ra sự bất tiện cho khách hàng mà còn làm giảm đi sự tự tin và động lực của nhân viên.

Để đào tạo nhân viên một cách bài bản, bạn cần phải xây dựng một chương trình đào tạo chi tiết, phù hợp với từng vị trí công việc. Hãy trang bị cho nhân viên những kiến thức về cà phê, về cách pha chế, về quy trình phục vụ, và về các kỹ năng giao tiếp. Bạn có thể thuê các chuyên gia về cà phê hoặc các nhân viên có kinh nghiệm để đào tạo cho nhân viên của mình. Bên cạnh đó, hãy thường xuyên kiểm tra và đánh giá kết quả đào tạo để đảm bảo rằng nhân viên đang nắm vững những kiến thức và kỹ năng đã được học.

Không có chính sách giữ chân nhân viên

Một sai lầm cuối cùng mà nhiều chủ quán cà phê gặp phải là không có chính sách giữ chân nhân viên. Họ thường chỉ quan tâm đến việc trả lương mà không có những chính sách phúc lợi khác, hoặc không tạo ra một môi trường làm việc tốt để nhân viên gắn bó lâu dài. Hậu quả là, nhân viên thường xuyên nghỉ việc, gây ra sự gián đoạn trong hoạt động của quán, và làm tăng chi phí tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới.

Tôi từng thấy nhiều quán cà phê mà nhân viên chỉ làm việc được một thời gian ngắn là nghỉ, điều này gây khó khăn cho chủ quán vì thường xuyên phải tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới. Lý do là vì các quán này không có chế độ đãi ngộ tốt, không có cơ hội phát triển, và không tạo ra được một môi trường làm việc thoải mái, thân thiện. Điều này cho thấy rằng, việc giữ chân nhân viên giỏi cũng quan trọng không kém gì việc tuyển dụng và đào tạo họ.

Để giữ chân nhân viên, bạn cần phải tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mà nhân viên cảm thấy được tôn trọng, được lắng nghe, và có cơ hội phát triển bản thân. Hãy có những chính sách phúc lợi tốt, như thưởng, bảo hiểm, hoặc các hoạt động vui chơi, giải trí để nhân viên cảm thấy được quan tâm. Bên cạnh đó, hãy tạo điều kiện cho nhân viên học hỏi và nâng cao trình độ chuyên môn bằng cách tham gia các khóa đào tạo, hoặc các buổi workshop.

Kết luận

Vận hành một quán cà phê thành công đòi hỏi sự nỗ lực, kiên trì và sự hiểu biết sâu sắc về ngành kinh doanh này. Việc tránh được những sai lầm thường gặp như thiếu nghiên cứu thị trường, quản lý chi phí kém, chất lượng dịch vụ không đồng đều, và thiếu chiến lược marketing hiệu quả sẽ là nền tảng vững chắc để quán cà phê của bạn phát triển bền vững và đạt được những thành công đáng kể. Hy vọng rằng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích, giúp bạn tránh được những sai lầm không đáng có và xây dựng một quán cà phê ngày càng lớn mạnh.

Xem thêm:
Máy pha cà phê Casadio Undici A1 1 Group
Máy pha cà phê Casadio Undici A2 2 Group
Máy pha cà phê GEMILAI CRM 3149

Ngoài ra Tam Long Group hiện cũng đang cung cấp máy xay sinh tố, máy pha cà phê, máy xay cà phê, máy làm đá…. cho các quán cafe, trà sữa và các nhà hàng khách sạn. Liên hệ hotline để được tư vấn chu đáo và nhiệt tình nhé.
Quý Khách tham khảo máy xay sinh tố để mở quán hãy click: Máy xay sinh tố
Quý Khách tham khảo máy pha cà phê để mở quán hãy click: Máy pha cà phê
Quý Khách tham khảo máy xay cà phê để mở quán hãy click: Máy xay cà phê
Quý Khách tham khảo khóa học nấu ăn để mở quán hãy click: Khóa học nấu ăn
Quý Khách tham khảo khóa học pha chế để mở quán hãy click: Khóa học pha chế
Quý Khách tham khảo các gói dịch vụ khác hãy click: Dịch vụ

Website: https://tamlonggroup.com/